Email công ty là gì?
Đó là một tài khoản thư điện tử được thiết lập dưới dạng: tenban@tenmiencongty, giúp cung cấp một hệ thống mail server cho công ty. Theo đó, doanh nghiệp của bạn sẽ tự chủ trong việc cung cấp email cho nhân viên, tự chủ trong việc cung cấp và bảo mật dữ liệu hệ thống.
Ngày nay, email nội bộ công ty được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực như: kinh doanh, giáo dục, y tế, hay thậm chí là tổ chức chính phủ. Với hệ thống này, người dùng dễ dàng trong việc quản lý và chia sẻ thư tín, lịch công tác, sổ địa chỉ và tài liệu.
Khi nào nên tạo email công ty?
- Khi tổ chức có số lượng nhân viên đông đảo, số lượng email cần cung cấp trên 5 email.
- Khi bạn lo ngại những dịch vụ email miễn phí Google, Microsoft, VDC… không đảm bảo được tính an toàn và bảo mật của dữ liệu.
- Khi bạn muốn quản lý, lưu trữ và bảo quản các thông tin chung và riêng liên quan tới tổ chức.
Những lợi ích mà email công ty mang lại
– Việc hoạt động trên một server riêng độc lập giúp tăng cường bảo mật an toàn dữ liệu cho hệ thống mail.
– Giúp giải quyết triệt để các vấn đề thường xảy ra đối với email miễn phí như: dính virus, spam, blacklist, không check được webmail, không kiểm soát được nội dung…
– Dễ dàng kiểm tra nội dung hộp thư đi/ hộp thư đến của nhân viên hoặc các cấp trưởng phòng. Cụ thể là trưởng phòng kiểm soát email nhân viên dưới cấp và cấp quản lý kiểm soát được email của trưởng phòng và toàn thể nhân viên.
– Tạo mail cho công ty sẽ lên lịch cuộc họp vào thời điểm phù hợp cho tất cả mọi người, nhận nhắc nhở cuộc họp và chia sẻ lịch.
– Giúp doanh nghiệp chủ động quản lý và tạo email cho nhân viên đồng thời có thể thiết lập dung lượng tối đa cho từng email.
– Tốc độ nhanh, ổn định, liên tục và an toàn.
Tạo Email công ty miễn phí trên Hộp Thư như thế nào?
Bước 1: Bạn truy cập trang đăng ký tài khoản Hộp thư doanh nghiệp tại link: https://hopthu.vn/bang-gia/
Bước 2: Bạn chọn gói email khởi nghiệp miễn phí không giới hạn và bấm đăng ký
Tiếp theo bạn nhập thông tin đăng ký Hộp Thư Doanh Nghiệp gồm: Họ và Tên, email và số điện thoại, tích vào ô “Tôi không phải người máy” và nhấn “Đăng ký Hộp Thư ngay”. Sau khi đăng ký thành công, bạn vui lòng đợi hệ thống gởi thông tin về mail hoặc tư vấn viên liên hệ với bạn qua số điện thoại đăng ký tài khoản.
Lời kết
Hộp Thư chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ Email doanh nghiệp cho công ty với tên miền riêng và hỗ trợ bảo mật cao nhất các hoạt động trong trung tâm dữ liệu. Mọi nhu cầu về đăng ký email doanh nghiệp, lập mail cho công ty, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline: 1800646987 để được cung cấp các thông tin cụ thể và được tư vấn nhiệt tình nhất.
Đội ngũ Hộp Thư thực hiện!
]]>Tại sao cần bảo mật email doanh nghiệp?
Email doanh nghiệp là một trong những phương tiện trao đổi thông tin cần thiết cho nhân viên công ty. Song song đó, trong quá trình sử dụng, vấn đề bảo mật vẫn là một “bài toán” nan giải bởi hệ thống mail được vận hành dựa trên nền tảng trực tuyến. Trong đó, sử dụng email doanh nghiệp thiếu tính bảo mật có thể dẫn đến một số nguy cơ sau:
Dễ bị kẻ xấu mạo danh
Nếu sử dụng email cá nhân, thiếu tính bảo mật để trao đổi với khách hàng thì độ rủi ro là rất cao. Bất cứ kẻ xấu nào cũng có thể mạo danh bạn bằng cách tạo ra một tài khoản email tương tự. Điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến công việc kinh doanh, uy tín thương hiệu. Thậm chí có thể liên quan các vấn đề về tài chính, nội bộ doanh nghiệp.
Email cá nhân thiếu tính bảo mật cũng là “miếng mồi ngon’ cho các hacker chuyên nghiệp. Cách tốt nhất để tránh khỏi nguy cơ này là bạn cần sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng với các biện pháp hỗ trợ bảo mật để đảm bảo thông tin được an toàn và có thể khôi phục dữ liệu nếu có sự cố xảy ra.
Thiếu chuyên nghiệp, dễ đánh mất khách hàng tiềm năng
Sử dụng email cá nhân có thể khiến bạn đánh mất đối tác/khách hàng quan trọng. Ví dụ như @gmail.com khiến bạn trông không thật sự nghiêm túc và chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn dùng địa chỉ email cá nhân không đủ tính bảo mật và độ tin cậy để gửi nhiều Email Marketing thì có thể bị xem là tin nhắn rác.
Khó quản lý thông tin, dễ mất dữ liệu vào tay đối thủ
Trong một số trường hợp cạnh tranh không lành mạnh, đối thủ có thể lợi dụng lỗ hổng bảo mật email để khiến bạn mất dữ liệu. Việc thiết lập email doanh nghiệp riêng với hệ thống bảo mật chắc chắn sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp thông tin và đồng bộ dữ liệu, quản lý nhân sự dễ dàng hơn.
Cách bảo mật email doanh nghiệp hiệu quả
Để đảm bảo độ an toàn cho hệ thống email, doanh nghiệp cần thực hiện các phương pháp sau:
Mã hóa email quan trọng
Nếu email không được mã hóa, nó có thể bị hacker chặn lại trong quá trình gửi và đọc được những thông tin mật. Do đó, bạn nên sử dụng phần mềm mã hóa email để đảm bảo an toàn khi trao đổi các dữ liệu quan trọng.
Xác minh 2 lớp
Tính năng xác minh 2 lớp (xác thực 2 yếu tố) sẽ giúp bổ sung thêm một lớp bảo mật cho tài khoản email của bạn. Thông thường, sau khi thiết lập tính năng này, để đăng nhập vào địa chỉ email, bạn cần xác minh được 2 yếu tố sau:
– Thông tin địa chỉ email, mật khẩu
– Thông tin khóa bảo mật/điện thoại
Nếu lựa chọn sử dụng các gói dịch vụ email cho doanh nghiệp như:
– Gói email doanh nghiệp 2 – Giải pháp Email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ
– Gói email doanh nghiệp 7 – Hệ thống Email doanh nghiệp
Đây là các giải pháp Email doanh nghiệp tân tiến nhất của Hộp Thư. Khi sử dụng bạn sẽ được cung cấp hệ thống bảo mật 2 lớp.
Lưu ý khi sử dụng webmail
Theo các chuyên gia an ninh mạng thì phần lớn các cuộc tấn công email đều nhắm vào email hoạt động trên web. Nếu đang sử dụng webmail, bạn cần chắc chắn kết nối được mã hóa với chứng chỉ số SSL.
Xây dựng ý thức cho nhân viên
Sự bất cẩn của con người được xem là một trong những nguyên nhân chính gây ra các cuộc tấn công vào email doanh nghiệp. Nhiều hacker đã tìm cách dẫn dụ người dùng click vào mã độc được ngụy trang dưới hình thức các email giả mạo như: giả mạo email thông tin chính phủ, email khuyến mãi, quảng cáo,…
Theo thống kê từ internet thì có 70% email trên thế giới là thư rác. Trong số đó, khoảng 42% là Phishing Email (email giả mạo) chứa mã độc. Nếu người dùng cảm thấy tò mò và nhấp vào đường link chứa mã độc thì hệ thống điều khiển server từ xa của hacker sẽ lập tức được kích hoạt.
Để bảo vệ email, hệ thống mạng an toàn, ý thức cảnh giác của người dùng là rất quan trọng. Cần cảnh báo, đưa ra thông tin đầy đủ về các hình thức tấn công email giả mạo thương thấy. Múc đích để nhân viên dễ nhận biết và phòng tránh nguy cơ hacker tấn công.
Cập nhật phần mềm bảo mật
Công nghệ thay đổi mỗi ngày. Các tin tặc cũng không ngừng tìm cách để phá vỡ tường rào bảo vệ của hệ thống email. Nếu đang sử dụng email theo tên miền của những công ty như Gmail, bạn cần thường xuyên cài đặt các phiên bản cập nhật và vá lỗi mới của nhà cung cấp.
Nếu chọn các gói dịch vụ email doanh nghiệp của Hộp Thư, bạn sẽ được cập nhật bảo mật tự động, giúp đảm bảo an toàn tối ưu cho hệ thống email.
Sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp uy tín
Uy tín nhà cung cấp dịch vụ là yếu tố rất quan trọng. Đừng tin vào những lời hứa. Hãy tìm hiểu chi tiết về chất lượng dịch vụ và khả năng bảo mật từ các công ty cung cấp khác nhau.
Hộp Thư là một trong những công ty cung cấp dịch vụ email theo tên miền công ty uy tín được hơn 100+ doanh nghiệp tin dùng. Nếu muốn sử dụng email doanh nghiệp, bạn có thể xem xét lựa chọn đơn vị cung cấp này.
Cài đặt các gói dịch vụ bảo mật email
Hậu quả của việc bị tấn công hệ thống email là rất nghiêm trọng. Do đó, đầu tư cho một hệ thống bảo mật chuyên nghiệp là hoàn toàn cần thiết. Bạn có thể cài đặt các gói dịch vụ bảo mật email đáng tin cậy để chống mail spam, tránh virus và email giả mạo.
Lời kết
Trên đây là các phương pháp hiệu quả giúp bạn tăng cường bảo mật cho email doanh nghiệp. Hy vọng sau bài viết này, bạn đã biết cách để bảo vệ dữ liệu công ty tốt hơn, tránh sự xâm nhập của tin tặc. Chúc các bạn may mắn!
Tổng hợp bởi hopthu.vn
]]>