Theo Hộp thư, việc dành một khoản đầu tư vào tài khoản email doanh nghiệp (business email account) có thể tạo nên một sự khác biệt to lớn đối với doanh nghiệp của bạn. Việc tìm đúng nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp là một trong những vấn đề hàng đầu khi thành lập doanh nghiệp.

Email doanh nghiệp giúp cho các hoạt động trao đổi giữa doanh nghiệp với đối tác hoặc khách hàng diễn ra chuyên nghiệp hơn, tăng độ uy tín của doanh nghiệp lên rất nhiều lần so với một tài khoản email cá nhân miễn phí thông thường (personal email account). Trong bài viết này Hộp thư sẽ chỉ ra những lợi ích tuyệt vời mà một tài khoản email doanh nghiệp hay còn gọi là email đám mây đem lại!

2. Xây dựng niềm tin với khách hàng của bạn

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, các tài khoản email cá nhân thường bị tấn công với mục đích lừa đảo? Nếu một ngày, bạn nhận được một Spam email từ khách hàng vừa mới hợp tác và đọc email bạn chắc chắn là đó là email lừa đảo.

Liệu bạn có muốn tiếp tục gửi thông tin quan trọng của công ty cho khách hàng tiềm năng này nữa hay không?

Một hệ thống email doanh nghiệp luôn phải bao gồm các giao thức bảo mật nâng cao và bộ lọc Spam, giúp bảo vệ hệ thống của bạn khỏi những mối đe dọa bên ngoài.

Điều này là quan trọng nhất khi quy mô của doanh nghiệp ngày càng phát triển. Điều này đảm bảo an toàn cho toàn bộ nhân viên và các khách hàng của bạn.

Email tên miền doanh nghiệp giúp doanh nghiệp yên tâm và đảm bảo rằng các tập tin quan trọng bạn sẽ không bị nhiễm virus hay malware. Ngoài ra, khách hàng của bạn cũng sẽ yên tâm rằng họ có thể gửi cho bạn những thông tin bảo mật, quan trọng mà không sợ bị tấn công.

3. Hoàn toàn yên tâm với công nghệ phát triển song hành

Khi sử dụng email cá nhân, chủ doanh nghiệp không thể quản lý được thông tin trong quá trình trao đổi với khách hàng. Việc này có thể ảnh hưởng đến sự phát triển về lâu dài của doanh nghiệp.

Như vậy, email doanh nghiệp sẽ trở thành một phần quan trọng trong chiến lược truyền thông.

Một dịch vụ email doanh nghiệp đám mây sẽ giúp các chủ doanh nghiệp và cấp quản lý dễ dàng thực hiện các vấn đề sau đây:

Kiểm tra thông tin email của nhân viên, đảm bảo công việc không bị gián đoạn khi họ nghỉ phép du lịch hoặc nghỉ bệnh.

Sử dụng chuỗi email giao tiếp nhằm xem lại quá trình chăm sóc khách hàng.

Khi số lượng nhân viên tăng lên, có thể tích hợp thêm nhiều tài khoản email một cách dễ dàng.

Hỗ trợ nhân viên gặp những vấn đề nhạy cảm hoặc vướng phải câu hỏi khó.

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, việc xảy ra xung đột giữa các phòng ban là không thể tránh khỏi. Và tất cả các người dùng sử dụng email đều thuộc quyền quản lý của công ty.

Nếu có xung đột xảy ra trong doanh nghiệp, các bạn có thể truy xuất thông tin và tài khoản email của người dùng trong công ty.

Từ đó, giải quyết được mâu thuẫn giữa các nhân viên trong phòng ban hoặc giải quyết mâu thuẫn giữa nhân viên với khách hàng, tránh gây ra thiệt hại không đáng có.

4. Email doanh nghiệp hoạt động phục vụ cho riêng bạn

Các giải pháp email doanh nghiệp tốt nhất hiện nay được gói gọn với một bộ công cụ tích hợp nhằm tăng hiệu quả tối đa cho các hoạt động trong doanh nghiệp.

Tài khoản email doanh nghiệp chất lượng bao gồm:

– Lịch để lên kế hoạch trong nội bộ công ty và bên ngoài.

– Một số ứng dụng văn phòng (như Word, PowerPoint, Excel,…).

– Hỗ trợ và chăm sóc dịch vụ khách hàng qua email hoặc điện thoại.

– Chống tin nhắn rác(spam) và bảo vệ email khỏi các phần mềm độc hại.

– Dung lượng lưu trữ lớn giúp quản lý email tốt hơn.

– Bảo mật mạnh hơn giúp bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm.

Khi tìm kiếm một giải pháp email doanh nghiệp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải so sánh các công cụ tích hợp để xác định xem tùy chọn nào là tốt nhất cho bạn.

5. Tối ưu thời gian và tiết kiệm tiền bạc

So với một tài khoản email miễn phí email doanh nghiệp giúp các bạn tối ưu tiết kiệm chi phí. Sở dĩ, các giải pháp miễn phí thường đi kèm với việc bị giới hạn dung lượng.

Khi sử dụng trong thời gian dài các dữ liệu ban đầu không tiếp tục được lưu trữ, doanh nghiệp phải xóa các dữ liệu. Điều này không chỉ tốn thời gian, mà còn khiến bạn mất các email và các file có giá trị trong thời gian dài.

Thay vì dành thời gian quản lý bộ nhớ của email. Hãy dành để suy nghĩ chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng email server nội bộ, nhưng điều đó lại đòi hỏi bạn sở hữu một đội ngũ nhân viên CNTT để quản lý server, nguồn chi phí hơn gấp nhiều lần so với việc tìm kiếm một nhà cung cấp email doanh nghiệp đáng tin cậy (Ví dụ như hopthu.vn).

6. Mở rộng doanh nghiệp trên nền tảng email doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp của các bạn ngày càng phát triển, việc thay đổi nhà cung cấp là một dịch vụ khó khăn. Dữ liệu thường bị mất trong quá trình trao đổi chuyển giao dữ liệu.

Việc nhân viên không sử dụng được Mail trong vài ngày có thể gián đoạn quá trình chăm sóc khách hàng gây nên sự thất vọng cho khách hàng ngoài ý muốn. Xây dựng doanh nghiệp của bạn trên nền tảng email doanh nghiệp sẽ giúp các hoạt động không gián đoạn khi bước vào giai đoạn phát triển.

Thật dễ dàng để thêm hoặc loại bỏ đi một tài khoản, thay đổi bộ nhớ, sao lưu dữ liệu và tích hợp các công cụ cộng tác.

Email lưu lại lịch sử dữ liệu chăm sóc khách hàng, mất đi email này sẽ gây thiệt hại trong trong quá trình phát triển doanh nghiệp tương lai. Bằng cách chọn lựa giải pháp email doanh nghiệp ngay từ đầu, bạn đang đặt nền tảng cho việc mở rộng doanh nghiệp được dễ dàng hơn.

7. Dung lượng lưu trữ lớn

Một trong những ưu điểm tuyệt vời của email đám mây là không gian lưu trữ không giới hạn dễ dàng tích hợp và mở rộng. Khi số lượng người dùng và thời gian sử dụng email tăng lên chỉ với một vài thao tác các bạn sẽ được cấp giấy phép dễ dàng.

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể mua bổ sung dung lượng với chi phí phải chăng.

8. Tìm kiếm thông tin tài nguyên dễ dàng

Với tính năng tìm kiếm hàng đầu được tích hợp vào hộp thư mail. Tất cả các tài nguyên được lưu trữ thông minh, tìm kiếm dễ dàng. Trong đó, tính năng lưu trữ email và eDiscovery (khám phá điện tử) chính là điểm giá trị của email đám mây.

Trong môi trường doanh nghiệp có một số nhân viên đánh cắp dữ liệu, nhân viên có tình xóa email quan trọng liên quan đến giao dịch hợp đồng chẳng hạn, thì đây là lúc bạn cần đến lưu trữ email và eDiscovery để trích xuất dữ liệu, bằng chứng trong suốt quá trình giao dịch email trong tổ chức.

Chính vì lẽ đó, email đám mây luôn đi kèm với tuyên ngôn “dữ liệu của bạn thuộc về bạn” theo đúng nghĩa.

9. Cài đặt chính sách email cho tổ chức

Tính năng phân quyền hoặc cấp quyền trong email doanh nghiệp được thể hiện rất rõ. Bất kỳ cá nhân nào thuộc tổ chức của các bạn đều có thể truy cập vào kho dữ liệu riêng nếu được cấp quyền truy cập.

Và khi bạn sở hữu vai trò là quản trị viên, bạn có thể cài đặt chính sách cho từng cá nhân và toàn thể tổ chức.

Đối với những email quan trọng bạn có thể giới hạn quyền gửi bằng tính năng kiểm duyệt email trước khi gửi đi.

10. Phục hồi sau thảm họa dễ dàng hơn

Hacker hoạt động ngày càng tinh vi. Một điều vô cùng tồi tệ xảy ra khi mạng nội bộ của bạn bị xâm nhập, tất cả các dữ liệu có thể bị rao bán ở một diễn đàn nào đó.

Và tiếp theo doanh nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng như thế nào khi mất tất cả thông tin quan trọng đó.

Với email từ đám mây, vấn đề tưởng chừng nguy hiểm nhất lại hóa dễ dàng nhất.

Máy tính xách tay của bạn bị treo? Đừng lo, tất cả email của bạn đều được lưu trữ trên email doanh nghiệp. Bạn có thể mượn máy từ đồng nghiệp và đăng nhập lại ngay, sau đó làm việc như bình thường.

Giấy tờ có thể rách, cháy, hư hỏng nhưng dữ liệu đã lưu từ đám mây thì không. Máy móc có thể hư hỏng nhưng dữ liệu của bạn được bảo vệ an toàn và nguyên vẹn.

11. Truy cập mọi lúc mọi nơi

Trường hợp chưa hoàn thành công việc trên công ty và bạn muốn tiếp tục công việc khi về nhà. Email doanh nghiệp có thể truy cập mọi nơi mọi lúc trên mọi thiết bị. Quyền truy cập email có sẵn ngay lập tức từ máy tính gia đình, máy tính bảng hoặc thậm chí từ điện thoại thông minh của bạn.

Chính vì vậy, năng suất được gia tăng, đặc biệt đối với những người thường làm việc dạng remote ở xa. Các tài khoản email dựa trên đám mây được đồng bộ hóa tự động ngay lập tức. Do đó, dữ liệu có thể truy cập được từ nhiều thiết bị.

Bạn có thể truy cập kho lưu trữ của mình bằng mọi thiết bị, ở bất kỳ lúc nào và bất kỳ nơi đâu miễn là có kết nối internet. Hoặc khi bạn làm việc offline, hệ thống cũng sẽ tự cập nhật và lưu lại thông tin khi bạn online.

Lời kết

Hầu hết, mọi người đều nghĩ rằng email chỉ là một thứ có sẵn, luôn được sử dụng hoàn toàn miễn phí, vậy nên chỉ cần thiết lập một tài khoản email đơn giản, ví dụ như “Doanhnghiep@outlook.com” là được!

Các tài khoản email miễn phí thật sự là một lựa chọn rất tuyệt vời cho mục đích cá nhân, nhưng với doanh nghiệp thì không. Việc thiếu một giải pháp email doanh nghiệp thích hợp có thể gây thiệt hại lớn khi doanh nghiệp bắt đầu phải mở rộng quy mô.

Vì vậy, hãy chuẩn bị cho sự phát triển lớn mạnh với một tài khoản email doanh nghiệp thật chuyên nghiệp. Hộp thư đã tổng hợp những lợi ích to lớn mà tài khoản email doanh nghiệp đem lại, những điều mà bạn sẽ không bao giờ nhận được từ việc sử dụng những tài khoản email doanh nghiệp miễn phí.

Đội ngũ hopthu.vn thực hiện.