Email theo tên miền công ty mang lại rất nhiều lợi ích. Nó giúp nâng cao tính chuyên nghiệp cho công ty. Hầu hết các dữ liệu kinh doanh, trao đổi với khách hàng đều được thực hiện qua email. Vì vậy, đây là một trong những kênh thông tin thường bị tin tặc tiếp cận và làm rò rỉ dữ liệu mật. Vậy làm sao để đảm bảo hệ thống email doanh nghiệp luôn được an toàn và bảo mật? Hãy cùng Hộp Thư tìm hiểu các cách bảo mật email doanh nghiệp hiệu quả sau đây!

Tại sao cần bảo mật email doanh nghiệp?

Email doanh nghiệp là một trong những phương tiện trao đổi thông tin cần thiết cho nhân viên công ty. Song song đó, trong quá trình sử dụng, vấn đề bảo mật vẫn là một “bài toán” nan giải bởi hệ thống mail được vận hành dựa trên nền tảng trực tuyến. Trong đó, sử dụng email doanh nghiệp thiếu tính bảo mật có thể dẫn đến một số nguy cơ sau:

Dễ bị kẻ xấu mạo danh

Nếu sử dụng email cá nhân, thiếu tính bảo mật để trao đổi với khách hàng thì độ rủi ro là rất cao. Bất cứ kẻ xấu nào cũng có thể mạo danh bạn bằng cách tạo ra một tài khoản email tương tự. Điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến công việc kinh doanh, uy tín thương hiệu. Thậm chí có thể liên quan các vấn đề về tài chính, nội bộ doanh nghiệp.

Email cá nhân thiếu tính bảo mật cũng là “miếng mồi ngon’ cho các hacker chuyên nghiệp. Cách tốt nhất để tránh khỏi nguy cơ này là bạn cần sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng với các biện pháp hỗ trợ bảo mật để đảm bảo thông tin được an toàn và có thể khôi phục dữ liệu nếu có sự cố xảy ra.

Thiếu chuyên nghiệp, dễ đánh mất khách hàng tiềm năng

Sử dụng email cá nhân có thể khiến bạn đánh mất đối tác/khách hàng quan trọng. Ví dụ như @gmail.com khiến bạn trông không thật sự nghiêm túc và chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn dùng địa chỉ email cá nhân không đủ tính bảo mật và độ tin cậy để gửi nhiều Email Marketing thì có thể bị xem là tin nhắn rác.

Khó quản lý thông tin, dễ mất dữ liệu vào tay đối thủ

Trong một số trường hợp cạnh tranh không lành mạnh, đối thủ có thể lợi dụng lỗ hổng bảo mật email để khiến bạn mất dữ liệu. Việc thiết lập email doanh nghiệp riêng với hệ thống bảo mật chắc chắn sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp thông tin và đồng bộ dữ liệu, quản lý nhân sự dễ dàng hơn. 

Cách bảo mật email doanh nghiệp hiệu quả

Để đảm bảo độ an toàn cho hệ thống email, doanh nghiệp cần thực hiện các phương pháp sau:

Mã hóa email quan trọng

Nếu email không được mã hóa, nó có thể bị hacker chặn lại trong quá trình gửi và đọc được những thông tin mật. Do đó, bạn nên sử dụng phần mềm mã hóa email để đảm bảo an toàn khi trao đổi các dữ liệu quan trọng.

Xác minh 2 lớp

Tính năng xác minh 2 lớp (xác thực 2 yếu tố) sẽ giúp bổ sung thêm một lớp bảo mật cho tài khoản email của bạn. Thông thường, sau khi thiết lập tính năng này, để đăng nhập vào địa chỉ email, bạn cần xác minh được 2 yếu tố sau:

– Thông tin địa chỉ email, mật khẩu

– Thông tin khóa bảo mật/điện thoại

Nếu lựa chọn sử dụng các gói dịch vụ email cho doanh nghiệp như:

– Gói email doanh nghiệp 2 – Giải pháp Email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ

– Gói email doanh nghiệp 7 – Hệ thống Email doanh nghiệp

Đây là các giải pháp Email doanh nghiệp tân tiến nhất của Hộp Thư. Khi sử dụng bạn sẽ được cung cấp hệ thống bảo mật 2 lớp.

Lưu ý khi sử dụng webmail

Theo các chuyên gia an ninh mạng thì phần lớn các cuộc tấn công email đều nhắm vào email hoạt động trên web. Nếu đang sử dụng webmail, bạn cần chắc chắn kết nối được mã hóa với chứng chỉ số SSL.

Xây dựng ý thức cho nhân viên

Sự bất cẩn của con người được xem là một trong những nguyên nhân chính gây ra các cuộc tấn công vào email doanh nghiệp. Nhiều hacker đã tìm cách dẫn dụ người dùng click vào mã độc được ngụy trang dưới hình thức các email giả mạo như: giả mạo email thông tin chính phủ, email khuyến mãi, quảng cáo,…

Theo thống kê từ internet thì có 70% email trên thế giới là thư rác. Trong số đó, khoảng 42% là Phishing Email (email giả mạo) chứa mã độc. Nếu người dùng cảm thấy tò mò và nhấp vào đường link chứa mã độc thì hệ thống điều khiển server từ xa của hacker sẽ lập tức được kích hoạt. 

Để bảo vệ email, hệ thống mạng an toàn, ý thức cảnh giác của người dùng là rất quan trọng. Cần cảnh báo, đưa ra thông tin đầy đủ về các hình thức tấn công email giả mạo thương thấy. Múc đích để nhân viên dễ nhận biết và phòng tránh nguy cơ hacker tấn công.

Cập nhật phần mềm bảo mật

Công nghệ thay đổi mỗi ngày. Các tin tặc cũng không ngừng tìm cách để phá vỡ tường rào bảo vệ của hệ thống email. Nếu đang sử dụng email theo tên miền của những công ty như Gmail, bạn cần thường xuyên cài đặt các phiên bản cập nhật và vá lỗi mới của nhà cung cấp.

Nếu chọn các gói dịch vụ email doanh nghiệp của Hộp Thư, bạn sẽ được cập nhật bảo mật tự động, giúp đảm bảo an toàn tối ưu cho hệ thống email.

Sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp uy tín

Uy tín nhà cung cấp dịch vụ là yếu tố rất quan trọng. Đừng tin vào những lời hứa. Hãy tìm hiểu chi tiết về chất lượng dịch vụ và khả năng bảo mật từ các công ty cung cấp khác nhau.

Hộp Thư là một trong những công ty cung cấp dịch vụ email theo tên miền công ty uy tín được hơn 100+ doanh nghiệp tin dùng. Nếu muốn sử dụng email doanh nghiệp, bạn có thể xem xét lựa chọn đơn vị cung cấp này.

Cài đặt các gói dịch vụ bảo mật email

Hậu quả của việc bị tấn công hệ thống email là rất nghiêm trọng. Do đó, đầu tư cho một hệ thống bảo mật chuyên nghiệp là hoàn toàn cần thiết. Bạn có thể cài đặt các gói dịch vụ bảo mật email đáng tin cậy để chống mail spam, tránh virus và email giả mạo.

Lời kết

Trên đây là các phương pháp hiệu quả giúp bạn tăng cường bảo mật cho email doanh nghiệp. Hy vọng sau bài viết này, bạn đã biết cách để bảo vệ dữ liệu công ty tốt hơn, tránh sự xâm nhập của tin tặc. Chúc các bạn may mắn! 

Tổng hợp bởi hopthu.vn