Quản lý lịch làm việc của bản thân tưởng đơn giản nhưng không dễ dàng. Chính vì vậy, bạn đang muốn sử dụng phần mềm sắp xếp công việc và quản lý lịch làm việc hiệu quả hơn nhưng không biết phần mềm nào phù hợp? Vậy thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Hộp thư doanh nghiệp để giải quyết tình trạng này, trong đó có phần mềm quản lý lịch làm việc. Bài viết sau đây Hộp thư sẽ giới thiệu Phần mềm quản lý lịch làm việc giúp tối ưu thời gian làm việc năm 2022.

Những khó khăn khi quản lý lịch làm việc

Quản lý lịch làm việc đúng cách không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn tiết kiệm thời gian thực hiện. Tuy nhiên, các nhân viên, nhà quản lý thường gặp phải những hạn chế sau đây:

• Không kiểm soát được công việc

Mỗi nhân viên, nhà quản lý cần thực hiện nhiều công việc khác nhau mỗi ngày, mỗi tuần. Đó là chưa kể có những nhân viên thực hiện thêm các công việc khác bên ngoài như: lịch họp, lịch gặp gỡ đối tác. Nếu không ghi lại những công việc cần làm, sắp xếp thứ tự ưu tiên thì bạn sẽ rất dễ bị nhầm lẫn và không kiểm soát được công việc cần thực hiện.

Điều này có thể khiến tiến độ công việc chậm hơn, khả năng bao quát, giải quyết vấn đề cũng kém và ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc.

• Không theo dõi được tiến độ công việc

Với những nhà quản lý, việc theo dõi tiến độ công việc, dự án của nhân viên là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nhưng nếu quản lý theo cách thủ công thì người quản lý sẽ khó có thể biết được lịch làm việc của nhân viên như thế nào.

• Tốn kém chi phí, giấy tờ

Những cách ghi chép thủ công thường là ghi chép vào giấy nhớ và dán ở nơi làm việc để tiện theo dõi. Tuy nhiên, cách làm này không những tốn kém nhiều thời gian, giấy tờ mà còn gây ra cảm giác chán nản cho nhân viên, khiến nhân viên không có nhiều động lực để hoàn thành công việc.

Những tính năng của quản lý lịch làm việc

Hiện nay, đa số các phần mềm quản lý lịch làm việc đều có những tính năng cơ bản sau đây:

• Thích ứng với nhiều thiết bị: Phần mềm quản lý lịch làm việc có thể dùng được trên điện thoại, máy tính bảng, laptop, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, lịch làm việc của mình.
• Quản lý lưu trữ lịch làm việc, công việc: Phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ, chi tiết lịch làm việc, thông tin công việc để giúp nhân viên kiểm soát và theo dõi được cụ thể.
• Lập kế hoạch: Người dùng có thể tạo ra các công việc được ưu tiên, quan trọng và đưa lên đầu. Những tag này sẽ được nhắc nhở để thực hiện trước, báo cáo những công việc chưa hoàn thành, giúp nhân viên theo dõi sát sao dự án, điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề.
• Liên kết nhiều công cụ: Phần mềm quản lý lịch làm việc có thể liên kết nhiều phần mềm để tạo ra một hệ thống quản lý công việc đầy đủ, chi tiết và khoa học.

Có nên dùng phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí?

Nếu như bạn dùng phần mềm với mục đích cá nhân, theo dõi công việc của riêng mình thì phần mềm miễn phí cũng là một lựa chọn tốt với nhiều ưu điểm như:

• Giải pháp khá thuận tiện, dễ dùng, đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất khi người dùng muốn kiểm soát lịch làm việc.
• Phần mềm miễn phí, người dùng có thể trực tiếp tải về và sử dụng.
• Ngay cả những ai không am hiểu sâu về công nghệ cũng dễ dàng sử dụng được phần mềm.

Tuy nhiên, nếu như bạn muốn dùng sản phẩm ở quy mô doanh nghiệp thì phần mềm miễn phí sẽ không còn phù hợp bởi những hạn chế như:

• Những tính năng nâng cao sẽ không thể có ở những bản miễn phí, giới hạn việc quản lý công việc của nhà quản lý.
• Những thông tin của doanh nghiệp dễ bị lộ do phiên bản miễn phí thường có nhiều mã độc.
• Nếu gặp lỗi, người dùng sẽ không được bảo hành, điều này ảnh hưởng đến quá trình làm việc của mọi người.

>>> Xem thêm phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí tại đây: Hướng dẫn đăng ký tài khoản email khởi nghiệp trên Hộp thư doanh nghiệp

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý lịch làm việc

Phần mềm quản lý lịch làm việc hiện nay có khá nhiều, bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau đây nếu còn băn khoăn chưa biết chọn sản phẩm nào.

• Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ tính năng, giao diện dễ nhìn để ai cũng có thể thực hiện và thao tác.
• Nên ưu tiên những giải pháp có tính bảo mật cao để tránh thông tin của doanh nghiệp bị đánh cắp.
• Hãy chọn những nhà cung cấp sản phẩm có tiếng trên thị trường, được nhiều người dùng tin tưởng lựa chọn.
• Những phần mềm tốt phải là phần mềm có đội ngũ chăm sóc khách hàng, tư vấn nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ ngay khi sản phẩm bị lỗi.

Lời kết

Trên đây, Hộp thư doanh nghiệp gợi ý cho bạn về những tính năng cơ bản giúp tối ưu thời gian làm việc của phần mềm quản lý lịch làm việc bạn đọc có thể tham khảo. Hy vọng với những thông tin này, bạn có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho cá nhân, doanh nghiệp để giúp tăng năng suất, hiệu quả khi làm việc.

Đội ngũ hopthu.vn thực hiện