hopthuNhịp sống phát triển nhanh khiến các doanh nghiệp không ngừng nâng cao vị thế của mình trên thị trường. Với xu hướng hiện đại hóa mọi quy trình quản lý trong doanh nghiệp, ngày nay các ứng dụng đã không còn đóng vai trò lớn trong mọi hoạt động của nhiều công ty như trước kia.Thay vào đó, một số phần mềm quản lý công việc như phần mềm Hộp thư doanh nghiệp sẽ giải quyết được mọi ngóc ngách trong công việc giúp người quản lý theo dõi bám sát từng bước trong quy trình thực hiện công việc và dự án. Vậy phần mềm quản lý công việc là gì?
Hộp thư doanh nghiệp là gì?
Phần mềm Hộp thư doanh nghiệp do công ty Tadu phát triển mang 100% thương hiệu Việt. Với phần mềm này các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ rất nhiều trong việc nhận & gửi mail tốc độ, quản lý công việc trôi chảy và quản lý lịch làm việc thuận lợi. Điều này đồng nghĩa với việc họ được chủ động quản lý thời gian trong công việc.
Hai năm trở lại đây, Tadu đã nuôi dưỡng và ấp ủ ý tưởng xây dựng phần mềm Hộp thư doanh nghiệp. Covid-19 mang tới vô vàn các khó khăn và mất mát. Thế nhưng, Tadu vẫn luôn kiên trì và hết mực tâm huyết với sản phẩm Hộp thư doanh nghiệp. Cho tới ngày hôm nay, Tadu đã vượt qua tất cả biến động để phát triển thành công phần mềm Hộp thư dành riêng cho doanh nghiệp.
Vào năm 2022, Tadu đã chính thức cho ra mắt phiên bản 1.0 hữu ích, hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý công việc tối ưu và đưa thương hiệu Việt vươn tầm quốc tế. Song hành với điều này, đội ngũ kỹ thuật của Tadu đã không ngừng nghiên cứu và phát triển để đưa phần mềm Hộp thư doanh nghiệp đến với mọi miền Tổ quốc.
Có thể nói, đây là giai đoạn đầu tiên Hộp thư phải xây dựng, khẳng định thương hiệu và hỗ trợ email doanh nghiệp chất lượng nhất tại Việt Nam.
Quản lý công việc là gì?
Tính năng quản lý công việc được hiểu là một ứng dụng quản lý và theo dõi công việc dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
Nó bao gồm lập kế hoạch, giao việc, theo dõi và báo cáo. Quản lý công việc có thể giúp đạt được mục tiêu của cá nhân, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp và chia sẻ kiến thức về làm việc đạt được mục tiêu công việc chung.
Như vậy, quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi quản lý các khía cạnh của nhiệm vụ, bao gồm trạng thái công việc, mức độ ưu tiên, thời gian, nhân lực, tài lực, tần suất lặp lại, độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, các cảnh báo… Những yêu tố này có thể coi là những hoạt động cơ bản của quản lý công việc. Quản lý công việc có thể thực hiện thông qua các phần mềm quản lý công việc hoặc dự án.
Đối với cấp quản lý
- Theo dõi và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên dựa trên các báo cáo được gửi qua email.
- Sắp xếp phân bổ nhiệm vụ cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp.
- Hỗ trợ sắp xếp và xây dựng kế hoạch công việc được đảm bảo đúng thời gian, đúng chỉ tiêu.
Đới với nhân viên
- Nhìn thấy được tất cả công việc và nhiệm vụ của mình tránh tình trạng bỏ sót
- Sắp xếp được mất độ ưu tiên của công việc
- Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc nhằm đảm bảo đúng tiến độ và KPI của nhân viên
- Hợp tác hiệu quả với thành viên khác để mục tiêu công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.
Lợi ích của tính năng quản lý công việc
Quản lý công việc cung cấp rõ ràng và ổn định khi nói đến mọi nhiệm vụ bạn đã, đang và sẽ thực hiện. Bạn luôn luôn biết chính xác những gì cần phải làm và theo thứ tự. Quản lý công việc tốt sẽ giảm mức độ căng thẳng và lo lắng mỗi khi đối mặt với deadline. Việc này cũng giảm khả năng trì hoãn công việc.
Làm việc hiệu quả và đảm bảo hoạt động công việc hàng ngày của bạn
Với tính năng quản lý công việc, giúp bạn kiểm soát tất cả công việc. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo cách bạn muốn. Thông qua một danh sách việc cần làm đơn giản, danh sách nhiệm vụ nâng cao. Hay áp dụng những phương pháp trực quan như: bảng Kanban, Biểu đồ Gantt, v..v.
Bạn không còn phải tìm kiếm các nhiệm vụ thông qua email hoặc trong đống giấy tờ, văn bản. Khi dùng Hộp thư doanh nghiệp với tính năng quản lý công việc sẽ giúp bạn quản lý được lượng công việc hiệu quả và không bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào.
Hoàn thành deadlines công việc
Không ai muốn lãng phí thời gian cho hoạt động kiểm tra email hoặc gửi hóa đơn. Đó là lý do tại sao bạn cần đặt thời gian hoàn thành cho các công việc của mình. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
Để tránh tình trạng lãng phí thời gian và bị công việc trễ, bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc trong ngày. Bằng cách hạn chế thời gian dành cho các hoạt động không quan trọng hoặc lãng phí thời gian. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào các việc quan trọng và sắp đến deadlines. Từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.
Kiểm soát ngân sách
Hầu hết các công việc đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Cho dù bạn cần tiền để mua phần mềm mới hoặc đồ dùng văn phòng, thuê chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên mới, công việc của bạn luôn được gắn với ngân sách đã dự trù.
Để đảm bảo bạn không vượt quá số tiền đó, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ và một phần thuộc tính của nó cho các hoạt động riêng lẻ dựa trên ước tính của bạn.
Sắp xếp rõ ràng những công việc cần ưu tiên
Sắp xếp các công việc ưu tiên của bạn là rất quan trọng để cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn. Đó là lý do tại sao việc sắp xếp các công việc theo các nhóm khác nhau như nhóm việc khẩn cấp (urgency) hay nhóm việc quan trọng (importantce) giúp bạn dễ dàng sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc.
Rất nhiều lúc bạn cảm thấy hứng thú khi bắt đầu vào làm việc vào buổi sáng và sau đó mất động lực vì bạn không biết bắt đầu từ đâu vì bạn luôn cảm thấy tất cả mọi công việc đều cần ưu tiên. Vì vậy, hãy tìm hiểu những phương pháp bạn có thể sử dụng để dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các công việc của mình.
Lời kết
Một phần mềm quản lý công việc không thể có chức năng thúc đẩy công việc được hoàn thành thật sớm. Vì phần mềm quản lý công việc là giúp tổ chức và vận hành khối lượng công việc một cách khoa học nhất, giúp dự án không bị chậm trễ và đảm bảo từ tiến độ tới chất lượng công việc theo sức lao động của con người. Tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp mình là một công việc không việc không đơn giản. Những điều mà bạn sẽ không bao giờ nhận được từ việc sử dụng những tài khoản email doanh nghiệp miễn phí.
Đội ngũ hopthu.vn thực hiện
