Email doanh nghiệp không còn xa lạ gì với những anh chị em làm việc văn phòng. Nhưng đôi khi sẽ vô cùng mới mẻ đối với các bạn sinh viên hoặc người mới bắt đầu đi làm. Tuy nhiên, chúng lại dễ gây hiểu lầm và không phải ai cũng hiểu đúng về email doanh nghiệp này. Vậy làm thế nào để chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp phù hợp? Cùng Hộp Thư tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Khi nào nên chọn nhà cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp?

Trước khi bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp một cách hiệu quả, bạn cần phải hiểu nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình. Hãy xác định rõ yêu cầu và kỳ vọng tối thiểu của bạn của ở nhà cung cấp như chi phí, khả năng bảo mật, sự tương thích thiết bị…

Khi nào nên chọn nhà cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp?

Sau khi đã có nhu cầu, hãy đảm bảo rằng bạn đã có một loạt các danh sách nhà cung cấp email doanh nghiệp trong và ngoài nước và so sánh toàn diện. Bạn có thể gọi để nhận tư vấn từ nhóm các nhà cung cấp tiềm năng để lựa chọn một cách hiệu quả hơn.

Dưới đây là các yếu tố giúp bạn xem xét lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp phù hợp:

Làm cách nào để chọn nhà cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp?

Một số tiêu chí Hộp Thư chia sẻ giúp bạn chọn được nhà cung cấp uy tín:

Xem xét về chi phí

Hầu hết các dịch vụ email doanh nghiệp được cung cấp dưới dạng gói dịch vụ trả phí theo tháng hoặc năm. Chi phí có thể có thay đổi theo chu kì và theo giai đoạn. 

Thế nên, để có thể dự toán trước các chi phí có thể thay đổi, bạn cần nghiên cứu và tìm hiểu kỹ. Hãy yêu cầu báo giá trong và sau thời hạn hợp đồng có gì thay đổi hay không.

Tuy nhiên việc nhà cung cấp thay đổi giá theo chu kì có thể ảnh hưởng lớn đến ngân sách của tổ chức nếu không được xem xét kỹ.

Đánh giá khả năng bảo mật và độ tin cậy

Các tổ chức phải xem xét các yếu tố như tính năng bảo mật của nhà cung cấp, đặc biệt chú ý đến cam kết thời gian hỗ trợ kỹ thuật.

Hầu hết các nhà cung cấp email doanh nghiệp sẽ trình bày chi tiết các tính năng bảo mật (miễn phí hoặc trả phí) hoặc các tích hợp có sẵn. Bạn có thể xem xét các trường hợp cụ thể bao gồm Antivirus Professionnel, Anti-Spam AI Engine, Xác thực 2 lớp,…

Đánh giá khả năng bảo mật và độ tin cậy

>>> Tham khảo thêm tại đây: [7 cách tăng bảo mật email doanh nghiệp](https://hopthu.vn/2022/10/31/7-cach-tang-bao-mat-email-doanh-nghiep/(mở trong cửa sổ mới))

Các công cụ và tính năng tích hợp

Mỗi nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp sẽ cung cấp các tính năng khác nhau như một phần của gói hoặc bao gồm các tính năng như Nhận & gửi thư, Quản lý công việc, Quản lý lịch làm việc, Họp trực tuyến, Chat, Notes,… và cả trải nghiệm người dùng.

Dựa trên khả năng có thể phát triển hoặc mở rộng nhân viên của doanh nghiệp, bạn nên ưu tiên các gói dịch vụ có đủ “dung lượng” với đủ các tính năng cần thiết để việc trao đổi thư từ, lưu trữ dữ liệu của bạn được diễn ra thuận lợi. Nếu không, nhà cung cấp này ít nhất cũng có tính năng tích hợp với ứng dụng bên thứ ba. Nghĩa là bạn có thể sử dụng nhiều dịch vụ trên cùng một nền tảng thay vì phải sử dụng quá nhiều ứng dụng ở nhiều dịch vụ khác nhau.

>>> Tham khảo thêm tính năng email doanh nghiệp Hộp Thư tại đây:Hộp Thư – Giải pháp Email doanh nghiệp

Hỗ trợ di chuyển dữ liệu

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp đều hỗ trợ quá trình di chuyển, với các công cụ cụ thể để hỗ trợ di chuyển cơ sở dữ liệu, máy chủ hoặc ứng dụng. 

Tùy vào độ phức tạp và khối lượng dữ liệu của bạn để chọn nhà cung cấp hoặc bạn phải sử dụng công cụ di chuyển bên thứ ba. Việc di chuyển mail từ nền tảng này sang nền tảng khác tương đối phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao.

Hỗ trợ di chuyển dữ liệu

Kết Luận

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp email doanh nghiệp như thế nào và không khó để doanh nghiệp của bạn lựa chọn. Việc tìm kiếm email theo tiền miền riêng còn phụ thuộc vào ngân sách và mục tiêu của công ty. Bạn có thể, tham khảo các thông tin trên để có thêm những kiến thức hữu ích áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình nhé.

*Đội ngũ **Hopthu.vn xin cảm ơn*