hopthuTối ưu hóa năng suất làm việc, quản lý thời gian và hoàn thành dự án đúng hạn là điều mà mọi doanh nghiệp đều luôn muốn hướng tới. Tuy nhiên, việc này không dễ dàng bởi không phải ai cũng biết cách sắp xếp và phân chia công việc sao cho hợp lý. Nếu nhân viên trong doanh nghiệp đang phải đối mặt với áp lực do khối lượng công việc quá nhiều, dẫn tới chậm deadline và phần mềm quản lý công việc chính là một giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp.
Khi nào doanh nghiệp nên tìm đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý công việc?
Khi số lượng công việc tăng lên mỗi ngày theo cấp số nhân để thực hiện dự án mới. Nhân viên không thể ghi nhớ hết công việc cần làm dẫn tới bỏ sót những công việc quan trọng.
Nhân viên không phải ai cũng có ý thức trách nhiệm và chủ động hoàn thành công việc được giao. Trong khi đó, người quản lý không đủ thời gian để nhắc nhở, theo dõi tiến độ làm việc của từng cá nhân.
Khi việc sắp xếp, phân loại các công việc ngày càng trở nên phức tạp và chồng chéo do nhiều dự án và bộ phận khác nhau. Nhà quản lý phải đau đầu với hàng chục file dữ liệu hàng ngày.
Hiện nay, khoa học công nghệ ngày càng phát triển. Do đó, quản lý công việc cần sự trợ giúp của phần mềm để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm được thời gian chi phí. Nếu doanh nghiệp vẫn cố chấp giữ phương pháp quản lý cũ thì doanh nghiệp có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển thương hiệu của chính công ty.
Những lợi ích phần mềm quản lý công việc mang lại cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc sẽ bao quát được toàn bộ danh sách công việc và hoạt động của từng nhân viên doanh nghiệp. Từ các mục công việc, thời gian thực hiện, theo dõi tiến độ đến kết quả của dự án. Nói cách khác, phần mềm quản lý công việc giúp mỗi cá nhân xem xét mọi khía cạnh liên quan đến công việc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện sao hiệu quả nhất có thể.
Khi bổ sung một công việc nào đó vào hệ thống sẽ tự động cập nhật. Nhờ đó, việc kiểm tra chất lượng sẽ được cụ thể và dễ dàng hơn.
Mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản email doanh nghiệp để đăng nhập và tiếp nhận công việc của mình. Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát tiến độ thực hiện công việc một cách hiệu quả và công việc sẽ tăng lên.
Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể chỉnh sửa, thêm hoặc xóa công việc khi cần thiết tránh công việc bị lặp lại, rút ngắn được thời gian chờ.
Lựa chọn phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp pháp phần mềm quản lý công việc nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Chính vì thế, khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số vấn đề sau:
Thứ nhất – Chọn phần mềm phù hợp với mô hình quản lý công việc của công ty
Mỗi doanh nghiệp với lĩnh vực và đặc thù khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng của phần mềm. Chính vì thế, để phát huy hiệu quả đồng thời tiết kiệm thời gian thì phần mềm quản lý công việc đó phải tương thích với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn hãy tham khảo nhiều nhà cung cấp để tìm ra được phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp về cả mức ngân sách và tính năng.
>>> Xem thêm những phần mềm quản lý công việc tại đây: Top 10+ phần mềm quản lý công việc phổ biến Việt Nam
Thứ hai – Chọn phần mềm dễ sử dụng
Nhân viên không phải ai cũng có thể am hiểu một phần mềm phức tạp. Vì vậy, một phần mềm được thiết kế trực quan, giao diện và thao tác đơn giản dễ dàng sử dụng chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả cao hơn. Phần mềm quản lý công việc đơn giản nhưng đáp ứng đủ tính năng sẽ tốt hơn so với một phần mềm rườm rà, phức tạp và khó sử dụng.
Thứ ba – Tiết kiệm, phù hợp chi phí của doanh nghiệp
Giá cả luôn là vấn đề then chốt để doanh nghiệp đưa ra quyết định có nên đầu tư để sử dụng phần mềm quản lý công việc hay không. Hãy đánh giá một cách khách quan về cả chất lượng dịch vụ và chi phí, tránh ham rẻ mà lựa chọn phần mềm ít tính năng và hiệu quả không cao.
Thứ tư – An toàn thông tin, bảo mật tốt
Bảo mật thông tin dữ liệu luôn được doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Để tránh rò rỉ những dữ liệu bí mật doanh nghiệp ra bên ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu ý vấn đề này khi lựa chọn các phần mềm sử dụng, chứ không riêng phần mềm quản lý công việc.
Lời kết
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp kiểm soát công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Từ đó, phần mềm quản lý công việc mới phát huy được công năng giúp nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên, Hộp thư doanh nghiệp đã giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn rõ nét hơn khi Sử dụng phần mềm quản lý công việc sao cho hiệu quả? Từ đó lựa chọn được giải pháp quản lý công việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Đội ngũ hopthu.vn thực hiện
