Trong thời đại công nghệ đang phát triển với tốc độ chóng mặt thì email dường như chính là mạch máu của Doanh nghiệp, đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động trao đổi, giao dịch trực tuyến. Thực tế cho thấy, việc sở hữu một hệ thống Email doanh nghiệp an toàn, bảo mật chính là nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bởi những lợi ích mà email mang lại cho doanh nghiệp nên vì đó các rủi ro gặp phải cũng sẽ tăng theo tỉ lệ thuận và rất có thể việc chưa trang bị cho mình một hệ thống bảo vệ email doanh nghiệp tuyết đối sẽ khiến cho doanh nghiệp dễ gặp phải các vấn đề nghiêm trọng.

Bảo vệ Email doanh nghiệp có phải việc làm cần thiết

Hiện nay, các doanh nghiệp vẫn chưa nắm được mức độ quan trọng của việc bảo vệ email doanh nghiệp. Dưới đây, Hộp Thư Doanh Nghiệp gửi đến người dùng một số chiêu trò lừa đảo phổ biến nhất qua Email: 

1. Mạo danh các tổ chức của Việt Nam và quốc tế: Một email được gửi đến người dùng và địa chỉ người gửi làm một đại diện của các tổ chức nhà nước thì hầu hết người dùng đều đặt niềm tin tuyệt đối. Nhưng đây cũng chính là con dao hai lưỡi khi hệ thống email của tổ chức bị giả mạo và  điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến uy tín của tổ chức. 
2. Xác thực cung cấp thông tin đăng nhập một số tài khoản đang sử dụng: Một dạng lừa đảo phổ biến hiện nay nhằm đánh cắp thông tin đăng nhập quan trọng của người dùng. Tài khoản mạng xã hội, tài khoản cá nhân, tài khoản ngân hàng đều là mục tiêu nhắm đến của các đối tượng.
3. Email thông báo nhận thưởng: Một hình thức lừa đảo thông qua việc mạo danh các đơn vị tổ chức cuộc thi, các đơn vị kinh doanh để gửi email thông báo nhận thưởng từ đó đánh cắp các dữ liệu từ email của bạn.
4. Xâm nhập và theo dõi email giả mạo chuyển tiền: Khi mức độ lừa đảo đã được nâng cấp lên thì các email chuyển tiền, các email giả mạo người dùng để yêu cầu chuyển tiền cũng xuất hiện dày đặc và không phải ai cũng có thể tránh khỏi.
5. Xu hướng làm việc tại nhà từ xa càng phổ biến trong thời điểm giãn cách, mọi công việc hầu như diễn ra thông qua email, dẫn đến tăng vọt các vụ lừa đảo trực tuyến từ email và Phương thức phát tán phần mềm độc hại phổ biến nhất là email lừa đảo (phising) và mail rác (spam) chiếm tới hơn 52%.

Cách để tăng cường bảo mật email cho doanh nghiệp

Sử dụng hệ thống email doanh nghiệp riêng biệt

Xây dựng niềm tin khách hàng, định vị thương hiệu, bảo mật email,… là những lợi ích của việc sở hữu một hệ thống email riêng biệt cho doanh nghiệp mang lại. Khi sử dụng email từ các nhà cung cấp khác trở nên rủi ro hơn thì doanh nghiệp nên sở hữu cho mình một hệ thống email theo tên miền riêng biêt.

Sở hữu Email Server giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các thông tin, dữ liệu trao đổi giữa nhân viên và khách hàng và đối tác tránh tình trạng bỏ lỡ email khách hàng. email gửi đi nhưng không nhận được phản hồi, đánh mất dữ liệu email,… Vì vậy, lựa chọn Email Server để bảo đảm cho email doanh nghiệp của bạn luôn luôn được thông suốt là một điều quan trọng.

Sử dụng chứng chỉ số SSL

SSL là một tiêu chuẩn bảo vệ an ninh dữ liệu toàn cầu, nhằm đảm bảo những thông tin trao đổi giữa trình duyệt Web và máy chủ đã được bảo vệ chặt chẽ. Khi có chứng chỉ số SSL trên website của doanh nghiệp sẽ cho phép khách hàng khi truy cập xác minh được tính xác thực, tin cậy của website, đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi giữa website và khách hàng được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp.

Củng cố mức độ tin cậy của Email doanh nghiệp

Sử dụng Chữ ký số dành cho email doanh nghiệp chính là hình thức nhằm xác nhận danh tính người gửi email, giúp xác thực thông tin, dữ liệu từ email người gửi và được đảm bảo mức độ tin cậy. Người nhận hoàn toàn dễ dàng xác nhận chính xác danh tích người gửi và thông tin thông qua Chữ ký số.

Backup dữ liệu email bằng các phần mềm

Email là phương tiện giúp người dùng giao tiếp, trao đổi thông tin và email cũng chính là một chiếc ổ cứng mà người dùng có thể lưu trữ mọi thông tin. Tuy nhiên, việc xảy ra các rủi ro mất dữ liệu là không thể tránh khỏi nên sở hữu một hệ thống Email Backup chính là giải pháp an toàn nhất. Sao lưu mọi thông tin, dữ liệu, đảm bảo mọi vấn đề đánh mất dữ liệu dựa vào Email Backup.

Sử dụng giải pháp hỗ trợ chống email spam

Kiểm soát được email gửi đi và email nhận được là nhu cầu tiên quyết hàng đầu của mọi người dùng. Doanh nghiệp nên sở hữu EAP, một giải pháp giúp bảo vệ thời gian thực cho Email doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa như thư rác, lừa đảo, giả mạo , lây lan virus trong nội bộ.

Sử dụng hệ thống mạng riêng biệt (VPN)

Xây dựng một hệ thống mạng riêng dành cho công ty giúp bộ phận quản lý dễ dàng giám sát các nhân viên, giới hạn sử dụng truy cập hệ thống email cho IP tĩnh công ty hoặc IP VPN để tránh bị lợi dụng khi mất thông tin, bị quét mật khẩu khi sử dụng wifi ở các địa điểm công cộng như cafe, trung tâm thương mại, v.v…

Xây dựng chính sách bảo mật cho doanh nghiệp

Ngoài các yếu tố bảo mật từ nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp, không thể thiếu đến ý thức về bảo mật từ người dùng. Tổ chức và doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách nhất quán và xuyên suốt về nâng cao nhận thức bảo mật cho người sử dụng email doanh nghiệp. 

Lời kết

Bảo mật thông tin cho Email doanh nghiệp là công tác mật thiết, đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng ngay từ đầu. Thực hiện đúng sẽ mang lại một hệ thống Email hoạt động ổn định với đường truyền thông tin mạnh mẽ, giúp cải thiện đáng kể chất lượng làm việc trực tuyến của công ty. Hy vọng bài viết trên của Hộp Thư đã hỗ trợ bạn một phần nào đó trong việc thiết lập hàng rào bảo mật Email cho doanh nghiệp!

Đội ngũ hopthu.vn thực hiện