hopthuHiện nay, đa phần mọi người đều sở hữu một địa chỉ email cá nhân, nhưng tỷ lệ người sử dụng email cho doanh nghiệp và biết rõ lợi ích của nó lại không cao. Để công việc nội bộ diễn ra nhịp nhàng hơn và thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng dễ dàng hơn, bạn nên tận dụng những điểm mạnh của loại email doanh nghiệp. Cùng Hộp Thư doanh nghiệp, tìm hiểu chi tiết về vấn đề trên trong bài viết dưới đây!
Chuyên nghiệp hơn với email doanh nghiệp
Ở bất kì đâu, từ các buổi hội thảo hay các bữa tiệc tùng, bạn đều có thể gặp được một khách hàng tiềm năng. Sau khi giới thiệu về ưu điểm của sản phẩm và thuyết phục đối phương hợp tác trong tương lai, bạn cần gửi cho họ danh thiếp của mình. Giả sử trên tấm danh thiếp đó ghi địa chỉ email cá nhân, khách hàng sẽ cảm thấy đắn đo về lời mời hợp tác trước đó. Vì vậy, bạn cần lập một tài khoản email có chứa tên doanh nghiệp của mình để tạo phong thái làm việc chuyên nghiệp.
Email doanh nghiệp có cấu trúc rất đơn giản, đó là tenban@domain.com. Chẳng hạn bạn đang làm việc tại Hộp Thư, thì email của bạn sẽ là nguyenvana@hopthu.vn
Xây dựng niềm tin với đối tác, khách hàng của bạn
Với sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay, tài khoản cá nhân thường bị những kẻ lừa đảo tấn công. Ví dụ, một ngày bạn nhận được một email spam từ một khách hàng mới, muốn hợp tác cùng bạn. Liệu bạn có nghĩ đó là một email lừa đảo hay không? Bạn có muốn tiếp tục gửi cho khách hàng những thông tin quan trọng của công ty hay không?
Hệ thống email dành cho doanh nghiệp phải luôn bao gồm các giao thức bảo mật nâng cao và chống spam mail, giúp bảo vệ hệ thống của bạn khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Điều này đảm bảo sự an toàn thông tin cho nhân viên và khách hàng của bạn.
Email theo tên miền công ty giúp bạn yên tâm rằng các tệp dữ liệu quan trọng sẽ không bị nhiễm vi-rút hay bị phần mềm độc hại tấn công. Ngoài ra, khách hàng của bạn có thể yên tâm rằng họ có thể gửi cho bạn những tệp thông tin quan trọng mà không sợ bị hacker tấn công.
Email doanh nghiệp hoạt động phục vụ cho riêng bạn
Các ứng dụng tích hợp với email doanh nghiệp dựa trên công nghệ đám mây rất đa dạng, đảm bảo tất cả các tính năng cần thiết cho công việc văn phòng. Cụ thể:
- Lên kế hoạch cá nhân và kế hoạch cho nội bộ công ty.
- Tính hợp các tính năng (như họp trực tuyến, quản lý công việc, quản lý lịch làm việc, v.v.).
- Chống spam mail và bảo vệ phần mềm độc hại.
- Dung lượng hộp thư lớn giúp quản lý email tốt hơn.
- Bảo mật mạnh hơn giúp bảo vệ dữ liệu.
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Email doanh nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền so với tài khoản email doanh nghiệp miễn phí. Các giải pháp email doanh nghiệp miễn phí thường đi kèm với không gian lưu trữ hạn chế.
Vì vậy, sau một khoảng thời gian nhất định, bộ nhớ dữ liệu sẽ quá tải và bạn bắt buộc phải xóa một số tệp thông tin quan trọng. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến bạn mất thông tin email và tệp có giá trị về lâu dài.
Email doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh
Khi doanh nghiệp đạt đến bước tăng trưởng mới, đòi hỏi thay đổi một nhà cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, thì vấn đề gặp phải là quá trình trao đổi dữ liệu. Nếu việc này diễn ra chậm trễ, khiến đối tác hay khách hàng không thể liên hệ với công ty qua email, sẽ dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng khác.
Tuy nhiên, khi sử dụng email doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng tích hợp các công cụ cộng tác, thêm hoặc loại bỏ đi một tài khoản, sao lưu dữ liệu và thay đổi bộ nhớ. Đây là giải pháp hàng đầu, đặt nền tảng vững chắc cho việc mở rộng doanh nghiệp trong tương lai.
Dung lượng lưu trữ lớn
Một trong những lợi thế lớn của email doanh nghiệp là dung lượng lưu trữ không giới hạn và dễ dàng tích hợp, mở rộng. Khi số lượng người dùng và thời gian sử dụng email tăng lên, bạn sẽ dễ dàng xin cấp phép chỉ bằng vài bước đơn giản.
Gói Email doanh nghiệp 9 trong Hộp Thư doanh nghiệp cung cấp cho bạn không giới hạn địa chỉ email, cho phép dung lượng lưu trữ đến 5TB. Với dung lượng khủng như vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc hộp thư của mình bị đầy và không thể đính kèm file lớn như khi dùng email cá nhân.
Tìm kiếm thông tin tìm kiếm dễ dàng
Với email doanh nghiệp, tất cả các tài nguyên sẽ được lưu trữ một cách thông minh, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Đặc biệt các tính năng lưu trữ email là những ưu điểm nổi trội của email doanh nghiệp.
Trong trường hợp có nhân viên ăn cắp dữ liệu hoặc vô tình xóa các email quan trọng liên quan đến giao dịch hợp đồng, bạn có thể dùng tính năng này để trích xuất dữ liệu và bằng chứng giao dịch trong email doanh nghiệp.
Email doanh nghiệp dễ dàng quản lý
Khi sử dụng email cá nhân, chủ doanh nghiệp không thể quản lý được các thông tin trao đổi với khách hàng và trong nội bộ công ty. Ngược lại, dịch vụ email doanh nghiệp sẽ giúp chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những việc sau:
- Xem các quy trình dịch vụ khách hàng thông qua một loạt các email liên lạc.
- Dễ dàng tích hợp nhiều tài khoản email hơn khi số lượng nhân viên tăng lên.
- Hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề nhạy cảm và thách thức gặp phải khi làm việc với khách hàng.
- Đảm bảo tất cả người dùng email doanh nghiệp đều nằm dưới sự kiểm soát của công ty.
Truy cập mọi lúc
Email doanh nghiệp giúp bạn truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Bạn có thể truy cập email doanh nghiệp ngay lập tức từ laptop, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại thông minh của bạn. Điều này giúp năng suất làm việc tăng lên đáng kể, đặc biệt là đối với những người thường xuyên làm việc từ xa.
Các tài khoản email doanh nghiệp đồng bộ hóa ngay lập tức và tự động, do đó, dữ liệu có thể được truy cập từ nhiều thiết bị. Miễn là thiết bị của bạn có kết nối internet, bạn có thể truy cập tệp của mình mọi lúc, mọi nơi và làm việc trực tuyến.
Lời kết
Trên đây là những lợi ích nổi bật của email doanh nghiệp, mà doanh nghiệp nên tận dụng để tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh của mình. Bạn có thể dễ dàng thiết lập và cài đặt dạng email doanh nghiệp cho toàn bộ công ty theo hướng dẫn của các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp. Để biết thêm các thông tin hữu ích khác, hãy theo dõi những bài viết tiếp theo của Hộp Thư Doanh Nghiệp nhé!
Đội ngũ hopthu.vn tổng hợp.
